Échirolles Isère
Rattachée à la Directrice Générale Adjointe / Directrice du CCAS, vous apportez une aide permanente à la DGA Solidarité-Logement, et à l’ensemble des Directeurs-trices du CCAS, en terme d’organisation, de gestion, d’accueil téléphonique, de communication, d’information, de classement et de suivi des dossiers.
Missions administratives transversales à la Direction du CCAS :
-
Réaliser un ensemble de travaux administratifs : comptes rendus, prise de note, organisation de réunions et déplacements divers, tableaux de bord, rédaction de notes, courriers et bilans d’activité, préparation et suivi de dossiers (CAF, Contrat de Ville...)…
-
Apporter un appui aux directions sur l’utilisation des logiciels métiers (Millésime et Concerto), en assurant l’interface avec le service informatique,
-
Diffuser les courriers (via MAARCH en accord avec la directrice du CCAS en tant que référent-e MAARCH)
-
Gérer l’agenda évènements-manifestations de la Ville pour le CCAS (agenda municipal) et gérer le suivi administratif de ces évènements,
-
Assurer la gestion administrative des SRED (ex hospitalisations d’office), en lien avec le-la cadre référent-e
Référente pour le volet questure du CCAS
-
Prendre en charge l’organisation de la commission municipale solidarités : convocation, ordre du jour, constitution du dossier, compte-rendus
-
Rédiger les arrêtés et décisions du CCAS et/ou en assurer le suivi
-
Prendre en charge l’organisation du conseil d’administration du CCAS : convocation, ordre du jour, constitution du dossier, compte-rendus
-
Veiller au respect du calendrier de préparation des instances
-
Former et informer les assistantes de pôles sur l’évolution de la réglementation et ses contraintes sur le volet questure CCAS
-
Planifier et anticiper le suivi des dossiers de tous les pôles (suivi des délibération récurrentes)
Soutien sur le volet RH de la direction du CCAS
-
Être le relais des procédures RH et en assurer le respect
-
Organiser les plannings de congés en lien avec les cadres référents de chaque pôle, pour assurer une continuité de service au sein de l’équipe administrative,
Pré-requis : BTS secrétariat de direction ou équivalent , expérience sur des fonctions similaires fortement appréciée
COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES:
-
Connaître le fonctionnement, le contexte et les enjeux du CCAS et de la Collectivité (DGA)
-
Connaissance des politiques sociales mises en œuvre par un CCAS
-
Savoir identifier les partenaires et l'environnement institutionnel du CCAS et des collectivités territoriales locales
-
Maîtriser les techniques du secrétariat, maîtrise de l'outil informatique
-
Respecter la confidentialité
-
Savoir hiérarchiser et gérer les priorités
-
Avoir une bonne maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe
-
Être à l'écoute : être capable de reformuler et d'évaluer une demande, savoir repérer l'urgence
-
Avoir de la rigueur dans la gestion et le suivi des dossiers
-
Forte capacité d’adaptation, de réactivité et d’autonomie
-
Qualités rédactionnelles et d’analyse
-
Force de propositions
VOUS ÊTES INTERESSE-E ? Complétez le formulaire en ligne et déposez-y votre CV et lettre de motivation, enregistrés Lettre de motivation et CV (sous format PDF Nom_Prénom_Intitulé du poste)