UN-E ASSISTANT-TE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

Référent-e informatique du progiciel concerto

• Assurer le paramétrage, la mise à jour et veiller à une utilisation conforme et homogène du logiciel de gestion des structures en fonction de l'évolution de la réglementation en vigueur

• Assurer l'interface technique sur tous les sujets liés au logiciel entre les structures d’accueil petite enfance, la DSCN et le fournisseur du logiciel

• Gèrer les incidents de 1er niveau

• Assurer la formation des nouveaux arrivants et apporter un appui technique aux utilisateurs

• Accompagner au quotidien les équipes dans l’utilisation et la maîtrise du progiciel

• Assurer le paramétrage des données annuelles (changement de plafond, plancher, calendriers, groupes…)

Gestion administrative

• Assurer auprès des secrétariats de structures d’accueil petite enfance un soutien technique dans l’usage de la bureautique (tableaux de bord et statistiques)

• Suivre les évolutions de la réglementation en vigueur et veiller à la conformité réglementaire de leur mise en œuvre en prenant des actes administratifs adequats

• Etablir les statistiques dédiées pour la tutelle CAF, pour les bilans d'activités et dossiers spécifiques du service

• Extraire un certain nombre de données d’activité, statistiques du logiciel de gestion et en assurer une analyse de premier niveau avant transmission aux directrices d’EAJE

• Assurer un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement des structures d’accueil petite enfance, à l'accueil et à l'information des familles.

Gestion financière

• • Volet EAJE

• Préparer la facturation : calcul des participations, régularisation des déductions,

• Editer les factures à destination des familles pour l’ensemble des EAJE

• Vérifier la facturation à l’aide du logiciel et des états de présence produits par chaque structure,

• Etre l’interlocuteur de la trésorerie principale pour les questions relatives au suivi des impayés,

• Assurer une veille et alerter les responsables d’EAJE sur les différences entre le réel et le facturé

• Assurer l’interface avec les services Gestion et Prestations de la CAF, en lien avec la responsable financière du CCAS (BP, CR, états statistiques et paiement prestation de service, ...)

• Assurer la saisie informatique des états mensuels et trimestriels de la CAF

• Gérer la saisie et l’édition des factures des repas au personnel

   

  • Volet Direction Petite Enfance

• Assurer le suivi des achats de matériel et mobilier des structures d’accueil petite enfance et veiller à la conformité de leur mise en œuvre dans le respect du code des marchés publics

• Assurer les commandes de vêtements professionnels

• Assurer la passation et le suivi des contrats de maintenance et d'entretien des matériels électroménagers, des procédures spécifiques de conformité sanitaire

• Centraliser et transmettre les demandes des structures d’accueil petite enfance d’interventions par les services techniques de la Ville (As-tech)