Échirolles Isère
(CDD 4 MOIS)
Vous intervenez au sein de plusieurs établissements d’accueil d’enfants de moins de six ans, en tant que Secrétaire de Gestion (H/F).
Le poste, mutualisé sur plusieurs structures, est placé sous la responsabilité hiérarchique d’une des responsables des structures concernées.
A ce titre, vous assurez l’accueil (téléphonique et physique), l’information et l’orientation des parents et des professionnels, ainsi qu'un ensemble de travaux de nature administrative et comptable, visant à la création et à la diffusion de documents et au bon fonctionnement des équipements.
Vos capacités d'écoute, votre aptitude à vous adapter, échanger avec vos interlocuteurs avec tact, convivialité et disponibilité seront un atout majeur pour assumer vos fonctions d'accueil, d'information et d'orientation :
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Il-elle assure l'accueil téléphonique et physique, l'information et l'orientation des parents en recherche d'un mode de garde / des assistantes maternelles (multi-accueil familial) et la transmission des messages
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Il-elle renseigne les parents de la structure sur les questions administratives ou financières
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Il-elle prend les messages et/ou accueille les fournisseurs
Fort-e de votre sens de l'organisation, de votre polyvalence et de votre autonomie, vous saurez gérer votre fonction de secrétariat administratif :
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Il-elle renseigne le logiciel informatique (dossiers informatiques des enfants inscrits dans la structure, présences journalières des enfants, contrats des familles, éléments nécessaires à la facturation, …)
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Il-elle gère le courrier aux familles (admission, constitution de dossier
mise à jour,…)
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Il-elle assure la tenue informatique des états de présences des enfants pour les rendus trimestriels à la CAF ( prévisionnels et réalisés)
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Rigoureux-se et appliqué-e, vous assumerez également une fonction de Gestion financière et comptable :
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Il-elle prépare la facturation (calcul des participations, régularisation des déductions, calcul des congés capitalisés, fin de contrat, …)
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Il-elle assure la fonction de régisseur adjoint (encaissement des participations, suivi des impayés et rappel, clôture des régies) en lien avec le régisseur titulaire
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Il-elle tient les régies d'avance et de recettes parents et personnels avec la responsable de structure
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Il-elle tient à jour les tableaux de bords de suivis des dépenses de la structure
BAC minimum requis
Formation en secrétariat de gestion / Comptabilité
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Expérience dans le milieu de la Petite Enfance et de ses institutions de référence (CAF, PMI, ...) fortement appréciée
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Connaissances de la comptabilité publique appréciée
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Maîtrise impérative de l'outil informatique (Word, Excel, suite bureautique Open Office, Internet, Intranet, …)
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Sens du service public et de l'intérêt général
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Capacité à travailler en équipe et pour une équipe
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Bonnes qualités communicationnelles, relationnelles et rédactionnelles
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Être capable de répartir son travail en fonction des priorités de fonctionnement des structures respectives
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Être capable de travailler sous pression
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Respecter la confidentialité des informations reçues et le droit de réserve
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Justifier de capacités de régulation et de recul
Par courrier :
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur Le Président du CCAS – Monsieur Le Maire, Service DRH / Pôle Développement et Recrutement – Hôtel de Ville, 1 place des Cinq Fontaines, BP 248–38433 ÉCHIROLLES cedex.