UN-E SECRETAIRE ADMINISTRATIF-VE POLE PETITE ENFANCE

Descriptif de l'emploi

Rattaché-e à la Responsable du Pôle Petite Enfance, il ou elle assure un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement de l'unité de travail, à l'accueil et à l'information des personnes. Il ou elle assiste, par ailleurs, son Responsable hiérarchique dans la mise en œuvre de ses activités sur le plan administratif.

Employeur
CCAS d'Échirolles
Numéro de référence du poste
038200600042833
Temps de travail
TEMPS COMPLET Horaires habituels: horaires variables, entre 8h et 18h30
Grade de l'emploi
CATEGORIE C
Diplôme
Formation en secrétariat appréciée (Bac pro, BEP)
Poste à pourvoir le
28 AOUT 2020
Date limite de candidature
Missions et activités

ACTIVITÉS :

 

Accueil, Communication, information

 

  • Assurer une permanence d'accueil téléphonique et physique de pré-inscription, dans l’objectif de faciliter les démarches des familles, de les conseiller ou les réorienter en fonction de leurs besoins.

  • Mettre à jour les demandes et les dossiers d'admission, préparer et participer aux commissions en lien avec la Cadre de santé.

Gestion administrative

 

 

  • Réalise des travaux de bureautique (compte rendus, notes...)

  • Organise et suit la planification des réunions et l'agenda de la responsable

  • Assure auprès des secrétariats de structures d’accueil petite enfance un soutien technique dans l’usage de la bureautique (tableaux de bord et statistiques)

  • Gère les absences des cadres du pôle Petite Enfance dans le respect des différentes procédures (congés payés, JRTT, compte épargne temps, heures récupérables, …)

  • Trie classe et archive des documents (papiers et électroniques) selon l'organisation interne et/ou l'exigence de présentation de documents professionnels et/ou le plan de classement de la collectivité

  • Assure un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la création et à la diffusion de documents, au bon fonctionnement des structures d’accueil petite enfance, à l'accueil et à l'information des familles

  • Assiste la Responsable petite enfance et la Cadre de santé dans la mise en œuvre de leurs activités sur le plan administratif

    Activités occasionnelles

     

  • Assurer la mise à jour du site Internet de la Ville concernant l'information des activités du service Petite Enfance et du site monenfant.fr

  •  
  • Venir en soutien pour le recueil des informations nécessaire à la mise à jour de la plaquette d'information des familles sur les activités et services en direction des enfants de moins de six ans de la commune

  • Intervenir en soutien ou en remplacement de l’assistant-e de gestion petite enfance, ou des secrétaires de gestion EAJE

  • Etre un appui technique et un référent dans l’utilisation du logiciel concerto pour les structures d’accueil de jeunes enfants

Profil demandé
  • Techniques d'accueil et de secrétariat

  • Français parlé et écrit (orthographe et syntaxe)

  • Connaître le fonctionnement des services de la collectivité

  • Utiliser l'outil informatique (suite MS Office/Open Office, Internet, Intranet)

  • Utiliser des applicatifs métiers (concerto, civil...)

  • Évaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences

  • Rédiger et mettre en forme des courriers ou des documents administratifs

  • Respecter la confidentialité des informations traitées

  • Communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes ou externes

  • Appliquer les règles d'usage et les procédures administratives, respecter des délais

  • Rigueur, précision, qualité du travail

  • Autonomie / Esprit d'initiative

  • Capacité d'écoute et de reformulation

  • Sens de l'organisation et de la planification

  • Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois

  • Discrétion / Respect du devoir de réserve

  • Sens du travail en équipe et de la diplomatie

  • Excellentes qualités communicationnelles et relationnelles

  • Savoir gérer les situations d’urgence

Contact et infos pratiques

Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur Le Président du CCAS,

DRH / Pôle Développement et Recrutement – Hôtel de Ville, 1 place des Cinq Fontaines,BP 248–38433 ÉCHIROLLES Cedex.

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