UN-E SECRETAIRE ADMINISTRATIF-VE ET D'ACCUEIL

Descriptif de l'emploi

L’accueil constitue le premier accès à la Maison Des Habitants-es, il est son pivot et sa "porte
d’entrée". Il est identifié par les habitant-es comme le lieu-ressources et d'informations dans la
proximité.
Sous la responsabilité du -de la directeur-rice de la Maison des Habitant-es, il-elle assure l'interface
entre les habitant-es et les professionnel-les en réalisant un accueil physique et téléphonique.
Il-Elle participe au projet global de la Maison Des Habitant-es, et s'attache à la gestion administrative et
comptable de l'équipement.

Employeur
CCAS d'Échirolles
Numéro de référence du poste
03819103595
Temps de travail
TEMPS COMPLET
Grade de l'emploi
CATEGORIE C
Diplôme
BAC minimum requis - Formation en secrétariat
Poste à pourvoir le
1 ER NOVEMBRE 2019
Date limite de candidature
Missions et activités

Accueil physique et téléphonique du public
• Accueille, informe et oriente tout public
• Évalue l'urgence de la situation
• Oriente vers les services ou organismes compétents
• Est garant-e de la confidentialité et de la convivialité de l’espace d’accueil
• Accompagne les usager-es dans les démarches dématérialisées (individuelles /collectives).
Gestion administrative
• Gère les inscriptions aux activités régulières, sorties, ateliers parents-enfants et animations
ponctuelles (vérification du quotient familial, instruction des fiches d'inscription, vérification
des attestations d'assurance, gestion des listes d'attente...)
• Assure la réception, diffusion et expédition du courrier et des mails
• Rédige et met en forme tous types de documents administratifs (courriers, compte rendus,
notes)
• Crée et actualise des bases de données (listing divers, statistiques)
• Établi les états mensuels des vacataires
• Effectue et assure le suivi des demandes d’interventions techniques sur l’équipement
Gestion financière :
• Gère la régie de recettes de l’équipement (régisseur-euse titulaire ou suppléant-e) :
• encaissement des activités et sorties , tenue du carnet à souche
• Établissement des bons de commande et des bons d’engagement sous CIVIL
• Suivi du budget de fonctionnement de l’équipement, en lien avec le-la Directeur-rice
Communication :
• Conçoit et diffuse les supports de communication (affiches, flyers, calendrier mensuel...) en
respectant la charte graphique
• Valorise les activités et projets de la MDH (revue de presse, mise en valeur des photos...)

Activités occasionnelles :
• Apporte un soutien logistique aux activités et projets de la MDH en participant à la
préparation d’événements et aux temps forts de la MDH (force de proposition, aménagement
des espaces d'accueil et d'activité)
• Assure le tutorat des élèves et/ou stagiaires accueilli-es dans l’équipement

Profil demandé

Participation au projet global de la Maison des Habitant-es :
• Intégrer les priorités de la MDH dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Avoir des notions d'organisation et de gestion du temps
Accueil physique et téléphonique du public :
• Maîtriser la communication orale et écrite (langage, expression, prise de notes et de
messages...)
• Connaître la législation et les dispositifs d'accès aux droits
• Savoir gérer des situations conflictuelles et réguler des tensions (technique de régulation)
Gestion administrative, financière et communication
• Maîtriser l'outil informatique et le matériel bureautique
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Avoir une connaissance des procédures et instances de décisions administratives
(délibération...)
• Avoir une connaissance de la comptabilité publique (règles comptables et budgétaire)
• Connaissance des nomenclatures comptables
Qualités
• Autonomie
• Discrétion professionnelle
• Organisation
• Rigueur
• Adaptabilité vis à vis des usager-ères
• Capacité d'écoute et de dialogue
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité
• Polyvalence
• Gestion de situations conflictuelles

Contact et infos pratiques

Courrier : Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur Le Président du CCAS –Service
DRH / Pôle Cellule de pilotage – Hôtel de Ville, 1 place des Cinq Fontaines, BP 248–38433
ÉCHIROLLES cedex.

Ou par mail : recrutement-ccas@ville-echirolles.fr

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